Office 2019 VS Office 365. ¿Cómo elegir?

Para empezar: ¿Qué significan los términos "on - premise" y "nube"?

En general, "on - premise" se refiere al software comprado por licencia e instalado en computadoras individuales. Es el enfoque tradicional del software: compras una licencia y obtienes un disco para instalar el software (o, más probablemente, te dirigen a un lugar para descargar el software). Instala el software de acuerdo con los términos de la licencia; en el caso de Office, debe comprar una licencia para cada computadora en la que desea instalar el software. Los productos tradicionales de Microsoft Office, como Office 2019, caen bajo el concepto de “on – premise”.

La versión en la nube o de suscripción de un producto se refiere al software como servicio (SaaS), que son esencialmente licencias de software que usted compra y usa por suscripción. Siempre que pague su tarifa de suscripción, podrá usar ese software de acuerdo con los términos de la licencia. Por lo general, obtiene todas las actualizaciones de software, desde pequeñas correcciones de errores y parches de seguridad hasta nuevas versiones importantes, durante el tiempo que se suscriba.

La nube también puede referirse a aplicaciones y servicios que viven completamente en línea. Los servicios de correo web son un ejemplo: los utiliza exclusivamente a través del navegador web en lugar de instalar un software adicional. Estos servicios a veces son gratuitos, pero a menudo también vienen en versiones pagas. Los servicios pagos generalmente funcionan como suscripciones; puede usarlos mientras pague.

Muchas suscripciones ofrecen versiones de productos en la nube (web) y versiones instaladas que funcionan a la perfección cuando tienes conectividad. Este es el caso de Office 365.

Dependiendo de su plan de Office 365, puede acceder a las aplicaciones de Office que puede instalar en hasta cinco dispositivos, incluidas sus computadoras y dispositivos móviles. Además, puede acceder a una variedad de servicios en línea, como la versión web de Outlook, Office Online (versiones de Word, Excel, etc. que puede usar en su navegador web) y OneDrive.

Las aplicaciones en línea y las aplicaciones de escritorio también funcionan entre sí. Por ejemplo, puede crear un documento usando Word para Mac, guardarlo en su OneDrive y luego continuar trabajando en él usando Word Online.

Compare las suites de Office 2019 con una suscripción de Office 365

Elegir la opción correcta

Hay muchos factores a considerar a la hora de decidir qué línea de productos de Office elegir: costo inicial, mantenimiento, capacidad de actualización, lo que sea. En esta sección, desglosamos algunas de las características definitorias de Office 365 y Office 2019.

Oficce 365

Opciones de licencia flexibles: Microsoft ofrece varios planes diferentes de Office 365 para organizaciones sin fines de lucro, y usted puede elegir el plan adecuado para sus necesidades.

Todos los planes sin fines de lucro de Office 365 brindan acceso al correo electrónico, el almacenamiento y uso compartido de archivos en línea, las aplicaciones web de Office en línea y algunas características adicionales para permitir la colaboración entre su personal. Los planes Office 365 Nonprofit Business Premium, E3 o E5 incluyen acceso a las aplicaciones de Office para Windows, macOS, Android e iOS. También hay características adicionales disponibles, según el plan.

También puede mezclar y combinar planes para satisfacer las necesidades de miembros específicos del personal. Por ejemplo, un plan gratuito puede ser ideal para empleados a tiempo parcial o voluntarios, mientras que el personal a tiempo completo puede requerir las aplicaciones de escritorio completas.

Administración y mantenimiento simplificados: Office 365 incluye características para ayudarlo a administrar los usuarios de Office de su organización para que pueda agregar, eliminar y administrar fácilmente cuentas de Office 365. Algunos planes de Office 365 incluyen Microsoft Enterprise Mobility + Security, una colección de herramientas para ayudarlo a simplificar la seguridad de los datos y la administración de usuarios en todos los dispositivos.

Los planes de Office 365 también incluyen el almacenamiento de documentos de OneDrive, así como el correo electrónico alojado. Con el correo electrónico alojado, Microsoft almacenará su correo electrónico para que no tenga que operar su propio servidor de correo electrónico o usar cuentas de correo electrónico personales. Para organizaciones más pequeñas, esta puede ser una opción más segura en comparación con la administración de su sistema de correo electrónico usted mismo. El almacenamiento de OneDrive proporciona un lugar único para almacenar documentos de forma fácil y segura, compartir y colaborar con colegas y acceder a documentos desde cualquier lugar.

Suscripciones basadas en usuarios, no en computadoras: con Office 365, usted solicita suscripciones, también conocidas como "sillas", para cada usuario de Office 365 dentro de su organización. Para los planes pagos, cada usuario puede descargar e instalar las aplicaciones de Office en hasta cinco dispositivos, incluidas computadoras portátiles, computadoras de escritorio, tabletas y teléfonos inteligentes. De esta manera, puede trabajar desde el dispositivo que prefiera.

Esta es una desviación del enfoque tradicional de Office 2019, donde solicita licencias vinculadas a una computadora en particular.

Elija con cuidado si no puede usar aplicaciones web: si su acceso a Internet es limitado, querrá asegurarse de elegir un plan de Office 365 que incluya las versiones de escritorio de las aplicaciones de Office además de las aplicaciones web. Puede continuar usando las aplicaciones instaladas sin conexión, pero deberá conectarse a Internet una vez cada 30 días con Office 365. Si eso no es posible, Office 365 puede no ser ideal para usted. Considere un paquete de Office 2019 en su lugar.

Office 2019

Pague una vez, use para siempre: a diferencia de los planes de Office 365, que paga mensualmente, una licencia de Office 2019 es perpetua. Una vez que lo compre, puede usar Office 2019 de acuerdo con los términos de la licencia durante el tiempo que desee. Esta puede ser una opción más económica, especialmente si es una organización pequeña o simplemente necesita herramientas básicas de productividad.

Recibirás actualizaciones mientras Office 2019 sea la versión actual de Office. También continuará recibiendo importantes parches de seguridad durante un período de tiempo después de que se suspenda Office 2019.

La desventaja es que tendrá que pagar para comprar la próxima versión principal de Office. Además, después de un cierto número de años, Microsoft ya no proporciona soluciones de seguridad y corrección de errores para versiones anteriores de Office. Además, debe administrar manualmente los parches de seguridad y las correcciones de errores, por lo que, a menos que actualice regularmente, podría terminar utilizando un software potencialmente inseguro o incompatible.

Consistencia en toda su organización: optar por una única edición de Office 2019 en toda su organización puede simplificar su implementación de Office, ya que solo tendrá una edición para actualizar y mantener.

Menos integración con los servicios en la nube: si bien las aplicaciones de Office 2019 pueden integrarse con los servicios en la nube de Microsoft como OneDrive, la experiencia no es tan fluida. Por ejemplo, puede guardar un archivo en una cuenta personal de OneDrive, pero no tendrá acceso a las aplicaciones web de Office Online. Tampoco podrá trabajar en dispositivos de la mejor manera posible con Office 365.

Agregue aplicaciones según las necesite: si una aplicación, como Microsoft Access, no está incluida en la edición de Office 2019 que compró, puede comprar fácilmente licencias para esas aplicaciones según sea necesario.

La instalación requiere algunos conocimientos: con Office 2019, Microsoft cambió el proceso para descargar e instalar el software. No es necesariamente difícil si te sientes cómodo con la tecnología, pero puede ser tedioso.

Cubierto por Microsoft Software Assurance: los productos de Office 2019 disponibles de TechSoup están cubiertos por Microsoft Software Assurance por dos años. Si Microsoft lanza una nueva versión principal de Office dentro de los dos años posteriores a su solicitud original, puede ser elegible para una actualización gratuita.

Nos estamos moviendo hacía la nube

La tendencia es clara: el mundo de la tecnología se está moviendo hacia el software basado en la nube, con todos los pros y los contras que aporta dicho software. Adobe, por ejemplo, ha movido la mayor parte de su línea de productos hacia ofertas basadas en la nube, con Adobe Creative Cloud y Adobe Document Cloud.

Microsoft no ha declarado si Office 2019 será la última versión local de Office, pero sí sabemos que Microsoft actualmente tiene una mentalidad de nube primero, y ha centrado su atención en soluciones en la nube como Office 365. Entonces, la cuestión de mudarse a la nube no es tanto de pensar en el "si" sino en el "cuándo".

Podemos ayudarlo a escoger

En general, si necesita acceso a todas las aplicaciones y disfrutar de las ventajas en múltiples dispositivos, un plan de Office 365 sin fines de lucro pagado sería su mejor opción. Esta es la única opción que ofrece actualizaciones continuas y mejoras con bajos costos de propiedad. Sin embargo, puede terminar pagando por funciones que nunca va a usar. Si está de acuerdo con trabajar en aplicaciones basadas en la web, puede valer la pena considerar un plan gratuito de Office 365.

Office 2019 es la mejor opción si solo necesita las funciones básicas en una sola PC o Mac. Le permite acceder a las aplicaciones imprescindibles como Word, Excel, PowerPoint y Outlook. Instalar Office 2019 o usar esta aplicación no requiere que tengas una conexión a Internet, por lo que, si está en un área con conectividad a Internet limitada, esta sería su mejor opción. Sin embargo, pagar las licencias individuales por adelantado puede ser costoso, y tendría que pagar nuevamente por las actualizaciones y el soporte técnico.

Podemos ayudarlo a determinar si mudarse a Office 365 es la decisión correcta para su organización, y si es así, podemos guiarlo hacia los planes correctos de Office 365. Contáctanos hoy para comenzar.